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Administrar una clínica de fisioterapia no solo implica brindar atención de calidad a los pacientes, sino también asegurarse de que el servicio sea económicamente sostenible. Determinar la cantidad mínima necesaria de sesiones que debes realizar es crucial para garantizar que cubras todos tus costes operativos, amortices las o inversiones ya realizadas, acometas nuevas inversiones o contrataciones de personal, incorpores nuevos servicios y mantengas la rentabilidad. A continuación el paso a paso para calcular este valor.
Paso 1: Identificar los costes fijos mensuales
Los costes fijos son aquellos que se mantienen constantes independientemente de cuántos pacientes atiendes en tu clínica. Incluyen, entro otros, los siguientes: coste del alquiler o cuota de la hipoteca, suministros (electricidad, agua, internet, etc.) los salarios y prestaciones sociales de todo el personal por cuenta ajena que trabaja en la clínica (incluido el tuyo como administrador o dueño de la clínica), ya sea administrativo / recepción, profesional de la fisioterapia (o análogos si ofreces otros servicios), o de limpieza, así como cualquier otro gasto que se considere fijo (software de gestión de clínica, alarma, seguros y otros).
Paso 2: calcular los costos variables por servicio
Los costos variables fluctúan con la cantidad de servicios que proporcionas. Estos pueden incluir:
● Materiales y suministros: como cremas, vendajes, equipos de fisioterapia y productos de limpieza.
● Pago de facturas a profesionales autónomos: si pagas cantidades a ciertos profesionales por cuenta propia que desarrolle su actividad parcialmente en tu clínica basadas en la cantidad de pacientes atendidos.
● Otros gastos variables: como tarifas de procesamiento de pagos y marketing para atraer nuevos pacientes.
Una vez identificados los elementos variables, debes determinar cuánto de estos consumibles y materiales se utiliza por paciente o por sesión de tratamiento.
Por ejemplo, si sabes que usas en promedio € 2 de materiales y consumibles por cada sesión de fisioterapia que realizas, entonces esos 2 € constituirán tus costos variables por paciente.
En caso de que en tu clínica se brinden más de 1 servicio, se debería realizar el cálculo para cada uno de estos para poder identificar la rentabilidad de cada servicio y tomar decisiones como disminuirlos, sustituirlos o aumentarlos.
Paso 3: Estimar el número de pacientes o servicios mensuales y determinar el precio por sesión que, atendiendo a los estudios de mercado previos, puedes ofrecer a tus pacientes
La determinación del precio por sesión es un elemento determinante en la cantidad de sesiones que puedes realizar y de la rentabilidad que puedes obtener por paciente. Un precio excesivamente alto puede restarte pacientes, reducir tus ingresos y afectar al punto de equilibro necesario para que tu clínica sea sostenible. Un precio excesivamente bajo puede aumentar tu número de pacientes, tu nivel de ingresos pero puede también aumentar tus costes variables, reducir tu rentabilidad hasta llevarla a niveles negativos, y por lo tanto, afectar también el punto de equilibro necesario.
Por otra parte, para calcular el ingreso mínimo necesario, necesitas tener una idea clara de cuántos pacientes se atienden y cuántos servicios se proporcionan mensualmente en promedio. tener un control claro sobre el nivel de ocupación de tu clínica es determinante para adoptar decisiones como aumentar o reducir tus precios, aumentar tus días hábiles y horarios, habilitar más espacios o contratar nuevos profesionales.
Paso 4: Calcular el ingreso mínimo necesario
Una vez identificados los costes fijos y variables, el precio equilibrado por sesión y la cantidad mínima necesaria de sesiones, el ingreso mínimo necesarios se calcula dividiendo los costos fijos mensuales y variables por el ingreso promedio por paciente o servicio. Aquí tienes una fórmula básica:
-Cantidad Mínima Necesaria de sesiones/Mes = Q Min. sesiones/Mes
-Q Min. sesiones/Mes = [Costes Fijos Mensuales + (Costes Variables x Cantidad de atenciones)] / Ingreso promedio por paciente o servicio.
Este cálculo te ayudará a determinar cuántos pacientes necesitas atender o cuántos servicios debes proporcionar mensualmente para cubrir tus costes operativos, evitar pérdidas y problemas de solvencia.
Ejemplo Práctico
Supongamos que tus costes fijos mensuales suman 10,000 € y tus costes variables por paciente son de 10 €. Si el ingreso promedio por paciente es de 50 €, entonces:
Q Min. sesiones/Mes = (10.000 € + (10 € x N° de Pacientes)) / 50
Interpretación:
Si tienes 100 pacientes al mes, el cálculo sería:
Q Min. sesiones/Mes = [(10.000 € + (10 € x 100)] / 50
Q Min. sesiones/Mes = (10.000 € + 1000) / 50
Q Min. Atenciones/Mes = 11.000 / 50
Q Min. Atenciones/Mes = 220
Es decir se necesitan como mínimo 220 sesiones al mes para mantener la rentabilidad en tu Clínica de Fisioterapia.
En consecuencia, calcular estos datos no solo te ayuda a mantener la estabilidad financiera de tu clínica, sino que también te permite planificar mejor el crecimiento de la misma y la expansión en el futuro. Con estos pasos, estarás en camino hacia una gestión financiera más efectiva y sostenible en tu práctica de fisioterapia y dispondrás de mejor información para adoptar decisiones de gestión.
Por último, si tienes dificultades en la gestión de tu clínica, en la determinación de tu punto de equilibrio, de tus precios por sesión, de las decisiones a adoptar y de cómo mejorar tu marketing y comunicación te recomendamos que busques profesionales que puedan ayudarte. Y no esperes a entrar en problemas antes de hacerlo, cuanto antes mejor.
Ya sabes que disponemos de cursos relacionados con la gestión de tu clínica:
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